Od 1 stycznia 2025 r. instytucje publiczne wskazane w ustawie o doręczeniach elektronicznych zostały zobowiązane do korzystania z e-Doręczeń. Od tego czasu muszą mieć aktywny adres do doręczeń elektronicznych (ADE) oraz prowadzić korespondencję z wykorzystaniem e-Doręczeń.
Wśród podmiotów publicznych objętych obowiązkiem wdrożenia doręczeń elektronicznych są instytucje, które jeszcze nie posiadają aktywnej skrzynki do e-Doręczeń, m.in.: muzea, galerie i ośrodki kultury.
Zgodnie z art. 147 ust. 2 i 3 ustawy z dnia 18 listopada 2020 r. o doręczeniach elektronicznych (Dz. U. 2020 poz. 2320) do 31 grudnia 2025 r. w urzędach i instytucjach publicznych trwa okres przejściowy, co oznacza, że w tym czasie podmioty publiczne mogą prowadzić korespondencję za potwierdzeniem odbioru poprzez ePUAP, systemy dziedzinowe oraz tradycyjną pocztę. Główną formą komunikacji powinny być jednak e-Doręczenia.
Od 1 stycznia 2026 r. podmioty publiczne będą mogły prowadzić korespondencję przez ePUAP tylko z podmiotami, które nie mają obowiązku posiadania adresu do e-Doręczeń (ADE). Więcej informacji o tym, jak złożyć wniosek o ADE znajduje się na stronie eDoręczeń.
***
e-Doręczenia w placówkach publicznych
e-Doręczenia to elektroniczny odpowiednik listu poleconego za potwierdzeniem odbioru. Służą do komunikacji z podmiotami publicznymi oraz podmiotami niepublicznymi (w tym obywatelami). Od początku działania e-Doręczeń nadano blisko 30 milionów przesyłek i założono ponad 1,7 miliona adresów do doręczeń elektronicznych.
Korzyści z używania e-Doręczeń
Bezpieczeństwo treści – korespondencja jest zabezpieczona przed zmianą treści.
Wiarygodność korespondencji – nadawca oraz adresat są jednoznacznie identyfikowani.
Bezpieczeństwo prawne – e-Doręczenia są zgodne z regulacjami europejskimi (eIDAS).
Kompleksowość działania – korespondencję można wysyłać do osób fizycznych, osób prawnych oraz podmiotów administracji publicznej.
Przejrzystość procesów – czas każdej czynności w procesie potwierdza kwalifikowany znacznik czasu.
Oszczędność czasu – korespondencja nadawana i odbierana elektronicznie, bez konieczności wizyty na poczcie.
Zmniejszenie kosztów – przesyłki nadawane przez e-Doręczenia są znacznie tańsze od tradycyjnych przesyłek poleconych.
Szczegółowe informacje o zasadach korzystania z e-Doręczeń oraz skutkach obowiązujących przepisów można znaleźć na stronie internetowej poświęconej e-Doręczeniom: https://www.gov.pl/e-doreczenia.